Dokumentenmanagement

Bei allen Tätigkeiten innerhalb des Facility Managements unterstützt Sie die strukturierte Ablage von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem von VISA^FM Raumbuch:

• Verträge aller Art werden Liegenschaften und Facilites zugeordnet und können im Browser gelesen oder heruntergeladen werden
• Benachrichtigungen erinnern Sie an Termine, Fristen und Wiedervorlagen
• Intelligente Querverweise zeigen Ihnen Dokumente sowohl standort- als auch objektbezogen an: Im Objektdatenblatt einer Lüftungstechnischen Anlage findet sich der Wartungsvertrag ebenso wie  im Datenblatt des Standorts
• Objektfotos und dreidimensionale Gebäude- und Objektmodelle - Stichwort Building Information Modeling - veranschaulichen und dokumentieren den Ist-Zustand und Veränderungen
• Prüfprotokolle und Instandhaltungsnachweise liefern die geforderten Nachweise für transparentes und gesetzeskonformes Instandhaltungsmanagement

Das Dokumentenmanagement zieht sich durch alle Bereiche des Facility Managements und ist integraler Bestandteil des Grundsystems von VISA^FM Raumbuch. Die intelligente Zuordnung von Dokumenten zu Facility Management-Prozessen und -Objekten sorgt für bestmögliche Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von FM-Services. 

• Dokumentenmanagementsystem mit Aufträgen, CAD-Zeichnungen, Fotos, Protokollen, Prüfungen, Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten.
• Vertragsmanagement mit Wiedervorlage- und Benachrichtigungsfunktion – z.B. bei Mietverträgen, Instandhaltungs- und Wartungsverträgen.
• Fotodokumentation von Liegenschaften, Räumen und Inventar.
• Objekthistorie mit allen relevanten Informationen, z.B. aus Instandhaltung und Projektmanagement.
• Offene Schnittstellen für den Datentransfer zu anderen Systemen, z.B. Buchhaltungs-, Fakturierungs- oder ERP-Systemen.

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